Kako uporabljati Google Dokumente

Odvisno od vašega področja delovanja boste morebiti potrebovali poglobljeno znanje ali pa bo zadoščalo le poznavanje nekaj osnovnih, mogoče nekaterih bolj skritih in manj poznanih funkcij. Na srečo Google Drive ponuja brezplačen “bife” produktivnostnih aplikacij in funkcij povsem brezplačno, za razliko od Microsofta in nekaterih drugih alternativ, ki so v celoti plačljive. Učenje vseh funkcij in bližnjic Googlovega odgovora na Microsoftov Word vam sicer lahko vzame nekaj časa, če domnevamo, da se v Google zbirki še ne znajdete najbolje.

Prav slednjemu pa je namenjen vodič, ki vas bo popeljal skozi mnoge aspekte Google dokumentov, da boste lahko izdelali dokument, ga urejali, delili in sodelovali z drugimi ter opravili delo v najkrajšem možnem času.

Nastavljanje Google Računa

Uporaba Google Dokumentov zahteva, da si ustvarite Google račun, če le- tega še nimate. Ureditev gmail računa je povsem brezplačna, račun pa vam zagotavlja dostop do več povezanih Google orodij in aplikacij, kot so npr. Gmail, Google Maps, Youtube, Hangouts, Keep, prav tako tudi dostop do celotnega paketa Drive.

Za odprtje Google gmail računa (če ga že imate, lahko ta korak preskočite), pojdite na registracijsko stran. Vpišite vaše informacije, vključno z imenom, željenim email naslovom in datumom rojstva, izberite svojo geslo, nato pa kliknite na “naslednji korak” (Next Step). Preberite politiko zasebnosti in pogoje storitve, nato pa kliknite “Sprejmem” (I Agree). Čestitamo! Sedaj imate Google račun. 

Google Dokumenti

Obstaja več načinov dostopa do Google dokumentov, odvisno od vaše naprave. Aplikacijo lahko npr. naložite iz App Store (iOS) ali Google Play (Android) trgovine oz. v brskalniku kliknete ikono aplikacije v zgornjem desnem kotu začetnega zaslona Google Gmaila (predstavljene z devetimi kvadratki, če je potrebno kliknete na “Več”). Nato kliknite ikono »Dokumenti« (Docs). 

Alternativno lahko dostopate do dokumentov preko Google Drive, kjer  izberete »Dokumenti« v meniju “My Drive” na vrhu strani ali pa izberite “Docs”, po tem, ko ste kliknili “New” na desni strani strani. Zadnja možnost je, da dostopate direktno do Google Docs (Dokumentov) preko povezave. Ko ste uspešno v vmesniku, lahko izdelate svoj prvi dokument.

Ustvarjanje Dokumenta

Za izdelavo novega dokumenta kliknite prazno stran z modrim + znakom v njej, ki je postavljena v levem zgornjem kotu glavne strani Google Dokumenti. Če ne najdete omenjenega menija, se pomaknite na vrh ali pa kliknite rdečo puščico v spodnjem levem kotu zaslona.

Če ustvarjate dokument iz Drive-a, bo klik na Google Dokumente, po tem, ko ste kliknili “New”, avtomatsko ustvaril prazen dokument. Če kliknete majhno puščico, obrnjeno v desno, poleg Google Dokumentov, lahko celo ustvarite nov dokument na podlagi izbrane predloge. Na izbiro jih je veliko, vključno s povzetki, poslovnimi pismi in nekaj “third-party” predlog. Naložite lahko tudi že obstoječo .doc ali .docx datoteko na Drive, s klikom na »Novo« (New), nato pa »Naloži datoteko« (File upload).

Pričnite z delom

Ko ste ustvarili svoj prvi dokument, lahko pričnete z delom. Kliknite na »Nenaslovljen dokument« (Untitled document) v zgornjem levem kotu, za poimenovanje dokumenta. S pomočjo orodne vrstice na vrhu strani lahko spreminjate tudi tip pisave, velikost in še velik več. Klik na tri vodoravne pikice na desni strani bo odprl meni z dodatnimi oblikovalnimi možnostmi. Če ne vidite svojega naslova ali orodne vrstice na vrhu strani, so lahko te možnosti skrite. Če je temu tako, kliknite puščico usmerjeno navzdol v zgornjem desnem kotu, da se le- te prikažejo. 

Glede na to, da delate v brskalniku, bodo vse spremembe, narejene v dokumentu, avtomatsko shranjene. Če pogledate desno od možnosti »Pomoč« (Help) na vrhu zaslona, boste videli napis »Vse spremembe shranjene« (All changes saved in Drive), če je dokument že ažuriran, oz. napis »Shranjujem (Saving) ...«, če se nove spremembe trenutno shranjujejo. Za prikaz prejšnje verzije dokumenta kliknite “Saving…” ali “All changes saved in Drive”, kar vam bo omogočilo pregled vseh sprememb.

Kako deliti dokumente

Če želite dokumente deliti z drugimi, kliknite modri gumb »Deli« (Share) v zgornjem desnem kotu dokumenta, ki ga želite deliti. Gumb je postavljen med vašo sliko (če ste sliko dodali) in ikono »Komentarji« (Comments). Nato povabite nove uporabnike tako, da vpišete želen email naslov v prikazano okence.

Uporabniki, s katerimi dokument delite, ga lahko urejajo, gledajo ali komentirajo, odvisno od tega, katera dovoljenja jim dodelite. To lahko spreminjate s klikom na meni, desno od praznega naslovnega polja. Če želite dokument deliti z drugimi in uporabiti nekaj drugega kot email, kliknite “Get shareable link” (Pridobi povezavo) na vrhu okenca “Share” (Deli). Povezava se bo nato prikazala v pojavnem okencu (prav tako pa bo kopirana na vaše odložišče).

Če kliknete ikono “Advanced” (Napredno) v spodnjem desnem kotu omenjenega okenca, pa lahko delite dokument preko Gmaila, Google+, Facebooka ali Twitterja, vendar bo to od vas zahtevalo, da naredite dokument javen. Google vsak dokument avtomatsko nastavi kot zaseben, vi pa lahko to vedno spremenite s klikom na moder gumb “Change” (Spremeni) v sredini okenca “Advanced” ali Napredno (pod “Who can access” oz. »Kdo lahko dostopa«).

Uporabite funkcije “Comment” in “Chat”

Z Google dokumenti lahko »v živo« spremljate, ko drugi dokument urejajo in spreminjajo. S klikom na gumb “Comments” (Komentarji), v zgornjem desnem kotu zaslona, lahko vi ali kdor koli drug, ki ima dostop do dokumenta, ustvarja opombe oz. prične z razpravo o projektu. Vidite lahko tudi, kateri uporabniki si trenutno ogledujejo dokument s pomočjo številnih krogcev postavljenih na levo od gumba “Comments”. Če dokument spremljate le vi, se tam ne bo prikazalo nič.

Nastavite lahko tudi, da prejmete obvestilo, ko ljudje naredijo spremembe v dokumentu oz., ko nekdo omeni vaše ime in odgovori na vaš komentar. To orodje je lahko zelo uporabno pri sodelovanju z velikimi skupinami ljudi ali skupino ljudi, ki ni v istem fizičnem okolju kot vi. Če ne želite, da določeni ljudje dodajajo komentarje dokumentu, lahko tudi to nastavite.

Spoznajte različne načine urejanja

Točno pod gumbom “Share” so postavljene možnosti za ogledovanje “viewing”, predlaganje sprememb “suggesting edits” in urejanje dokumenta “editing documents”. Medtem, ko vam možnost urejanja dokumenta omogoča urejanje, vam ogledovanje in predlaganje omogoča predlaganje urejanja in gledanja ali tiskanja dokumenta. Možnost predlaganja “Suggesting” je podobna funkciji “Track Changes” v Wordu in bo označila vse spremembe ustvarjene v dokumentu z zeleno barvo. To omogoča ostalim uporabnikom možnost sprejema ali izbrisa sprememb, preden le te postanejo del končnega dokumenta. Tudi če ne uporabljate načina “Suggesting”, lahko kadarkoli pregledate zgodovino dokumenta tako, da greste na “File - Version history - See revision history”.

Preizkusite drugačen tip dokumenta

Google Drive ponuja več kot le ustvarjanje in urejanje besedilnih dokumentov. Na primer Slides, ki so Googlova verzija Microsoft PowerPointa oz. Sheets, alternativa Microsoft Excelu. Čeprav v smislu funkcionalnosti niso vedno tako obširni kot Office 365, je Google Suite uporaben in priročen način ustvarjanja vsebine na spletu in ko imate še Google račun, je omenjeno orodje povsem brezplačno in za povprečnega, nezahtevnega uporabnika v večini primerov dovolj zmogljivo in predvsem enostavno za uporabo.