Triki za večjo produktivnost: živa žaba za zajtrk

Pojejte žabo

Mark Twain je nekoč dejal: »Zjutraj pojejte živo žabo in v preostanku dneva se vam ne bo zgodilo nič hujšega.« Ena od bolj znanih tehnik Briana Tracyja, "pojej žabo", temelji prav na tem citatu, pri čemer je žaba najpomembnejša (pogosto tudi najbolj zoprna in naporna oziroma najtežja) naloga na vašem seznamu dnevnih opravil. Naloga, s katero običajno najbolj odlašamo, je torej tista, v katero bi morali najprej zagristi. Ključ do doseganja visoke ravni zmogljivosti in produktivnosti je razvijanje vseživljenjske navade, da se vsako jutro, ko je glava še sveža, lotimo najtežjega opravila. A kaj storiti, če imamo na seznamu več nalog? »Najprej pojejte najgršo žabo,« pravijo strokovnjaki za produktivnost – začeti je torej treba z najzahtevnejšo nalogo. Pomembno se je disciplinirati, začeti takoj in vztrajati, dokler naloga ni končana.

Vzemite si redne odmore

Mnogi mislijo, da so odmori med delovnim časom kontraproduktivni in da z njimi izgubljajo čas. To je daleč od resnice. Krajši odmori v resnici izboljšajo koncentracijo in spomin ter povečajo ustvarjalnost. Dolgotrajno nenehno delo vodi v stres, preobremenjenost, utrujenost in posledično težave pri odločanju. Povečajte svojo produktivnost tako, da delo prekinete s krajšimi odmori in si s tem osvežite um. 

 Naučite se opravljati eno nalogo

Čeprav se marsikdo rad pohvali z večopravilnostjo, naši možgani niso ustvarjeni za to. Pravzaprav raziskave kažejo, da se naša produktivnost pri skakanju od naloge k nalogi zmanjša za kar 40 odstotkov. To je zato, ker "preklapljanje" med različnimi nalogami in obveznostmi omejuje našo osredotočenost, ovira delovni spomin ter povečuje stres in duševno utrujenost. Povečajte produktivnost tako, da se osredotočite samo na eno nalogo naenkrat. Pri tem si lahko pomagate z različnimi aplikacijami za produktivnost (na primer z RescueTime ali Timeular). Poleg tega se izogibajte pretiranemu čustvenemu vpletanju v naloge in redno ocenjujte svoje prioritete, da bi preprečili izgorelost. 

Upoštevajte pravilo dveh minut

Bistvo tega pravila se skriva v tem, da nalogo, ki jo je mogoče opraviti v dveh minutah, naredite takoj, saj bo trajala dlje časa, če se boste še enkrat vračali k njej ali jo zaključevali kasneje. Pomislite na vsakodnevna opravila, kot je odgovarjanje na elektronsko pošto,  pomivanje posode in podobno. Ta strategija upravljanja časa lahko drastično izboljša produktivnost, odpravi odlašanje in pomaga opraviti več nalog v določenem časovnem obdobju.

Vsak dan načrtujte že večer prej

Vsi že vemo, da je seznam opravil najboljše orodje za produktivnost, saj nam pomaga, da ostanemo organizirani in osredotočeni. Vsak večer si zapišite stvari, ki jih morate storiti ali bi jih radi dosegli prihodnji dan, saj se na ta način izognete nepotrebnemu tratenju jutranjega časa. Pomembno pa je upoštevati, da seznam opravil ne sme vsebovati preveč alinej. Naj bo zastavljen realno in preprosto, saj se lahko v nasprotnem primeru počutimo preobremenjene, to pa nas že v samem začetku demotivira.

Izkoristite pot na delo

Namesto da bi zapravljali čas na družbenih omrežjih, izkoristite te dragocene minute za pridobivanje znanja. Poslušajte podkaste, avdioknjige ali članke s področja, ki vas zanima. Ta čas pa lahko izkoristite tudi za načrtovanje pomembnih nalog ali odgovarjanje na elektronsko pošto. Pozor – to velja samo, če se vozite na delo z javnim prevozom ali drugo osebo. 

Organizirajte se

Znanost pravi, da so ljudje z neurejenim delovnim prostorom manj učinkoviti in bolj frustrirani kot tisti, ki imajo urejeno delovno okolje. Nered zmanjšuje koncentracijo in zmožnost obdelave informacij v možganih, to pa prispeva k nepotrebnemu stresu in utrujenosti. Izboljšajte duševno zdravje in povečajte delovno učinkovitost tako, da razbremenite svoj delovni prostor. Začnete lahko tako, da se znebite vseh nepotrebnih predmetov in vsemu dodelite ustrezno mesto. 

Odpravite digitalne motnje

V sodobnem času preživimo veliko preveč časa na družbenih omrežjih in se posvečamo dejavnostim,, ki niso povezane z delom. Nenehno in brezciljno preverjanje telefona je škodljivo tudi za produktivnost, zato je koristno omejiti čas njegove uporabe. V delovnem času onemogočite ali omejite obvestila, telefon pospravite, tako da bo zunaj vidnega polja, na računalniku imejte odprte le zavihke, povezane z delom, na delovni mizi ne imejte stvari, ki vas demotivirajo ali dekoncentrirajo. V tem primeru velja pravilo "Manj je več". 

Zagotovite si dovolj spanca

Zadostna količina spanca (vsak zase najbolje ve, koliko ga potrebuje), od sedem do devet ur, je  ključnega pomena za fizično in duševno dobro počutje. Pomanjkanje zmanjša učinkovitost in poveča  možnosti za napake pri delu. Kakovosten počitek izboljšuje razpoloženje, spodbuja ustvarjalnost, zmanjšuje stres in izboljšuje spomin. Poleg tega poveča osredotočenost in sposobnost hitrega sprejemanja odločitev. Vzpostavljanje zdrave spalne in jutranje rutine je pomemben korak k produktivnemu dnevu.