Kako biti bolj produktiven na delovnem mestu?

Žal nihče nima čarobne paličice, s katero bi delovne zadolžitve izginile, zato pa obstajo načini, da si delo olajšate oz. optimizirate in tako lažje ohranite fokus ter hitreje opravite z zadolžitvami. In če ste mislili, da je večopravilnost ena od metod, v nadaljevanju razbijemo mit o njej, saj je človek v resnici ni zmožen. Če torej želite biti na delovnem mestu res bolj produktivni, upoštevajte sledeče strategije.

Prvi korak k povečanju produktivnosti je, da ugotovite, koliko časa porabite za določene delovne obveznosti in koliko za nekoristna opravila. Tako boste lažje ugotovili, kaj vam jemlje največ časa. Ob tem si velja zapomniti pravilo dveh minut, ki pravi, da če vam nekaj vzame manj kot 120 sekund, to naredite takoj, saj vam bo to vzelo manj časa, kot če zadevo odložite na kasneje.

Organizacija dela in vrstni red nalog

Čeprav mnogi mislijo, da se moramo sprva lotiti lažjih zadolžitev, so raziskave pokazale, da je naša osredotočenost in sposobnost koncentracije najvišja na začetku delovnega dne, zato to izkoristite za izpolnitev težjih nalog, nalog, ki od nas zahtevajo več zbranosti in volje. Utrujeni boste namreč precej lažje opravili s preprostimi zadolžitvami kot s težjimi. Za konec si pustite tudi naloge, v katerih uživate. Ne škodi, če se s sodelavci spodbujate in po končani nalogi pohvalite eden drugega.

Krepčilen spanec

Spanec je izredno pomemben za naše zdravje in o pomembnosti le-tega si lahko več preberete TU. Če le s težavo zaspite, pa imamo za vas nasvete TU. Krepčilen spanec s seboj prinaša večjo produktivnost, zato poskrbite, da se vsako noč dovolj naspite.

Rana ura, zlata ura

Navadite svoj organizem na zgodnje vstajanje. Tako na delovnem mestu ne boste zaspani in boste zlahka opravili zadano, poleg tega boste imeli na razpolago več ur. Še bolje. Skušajte ugotoviti, kdaj v dnevu ste najbolj produktivni. Ljudje smo si različni – nekateri pač niso jutranje ptice. To vedenje je pomembno, saj lahko to obrnete v svojo korist. Znanstveno dokazano je, da ob različnem času dneva dosežemo kognitivni vrhunec, kar je odvisno tudi od našega cirkadianega ritma (notranje ure, ki nadzira telo). S tem znanjem si težje naloge privarčujete za vašo zlato uro za produktivnost in si manj pomembne zadolžitve prihranite za tedaj, ko nimate toliko energije in volje.

Grupacija

To je ena od strategij, ki vam bo pomagala, da vas ne zapelje pesem siren (beri: večopravilnosti – o tem več v nadaljevanju), ki je ubija produktivnost. Združite naloge, ki so si podobne, pod en dežnik (beri: v isti časovni okvir). Eno uro tako na primer namenite branju in odgovarjanju na elektronsko pošto, uro zbiranju idej, pripravi na sestanek in prezentaciji. Namesto da naključno skačete iz ene naloge na drugo, jih kategorizirajte in zaključite s podobnimi nalogami istočasno. Zakaj? Menjava nalog pokuri veliko glukoze, ki je glavni vir energije možganskih celic, če počnete podobne reči, pa se možgani manj naprezajo. Izdelajte seznam stvari, ki jih morate narediti, in označite podobne zadolžitve.

Osredotočenost

Raziskava je pokazala, da pisarniškega delavca nekaj zmoti vsakih 11 minut. Ko se torej posvetite nalogi, se ji posvetite 100-odstotno. Ko se lotite določene zadolžitve, jo skušajte narediti brez prekinitev, saj vsaka prekinitev zmoti zbranost, ki jo morate ponovno vzpostaviti, kar vzame dodaten čas. Če imate torej goro zadolžitev, se vsake lotite brez prekinitve in si raje zatem vzemite nekaj odmora. Zmanjšate število nepotrebnih sestankov in si morda omislite slušalke, ki bodo izboljšala zbranost za več kot tretjino. Raziskava je pokazala, da lahko produktivno opravljamo delo največ 90 minut v kosu, zato so premori ključni – več o tem v nadaljevanju.

Perfekcionizem

Perfekcionizem je velikokrat pozitivna lastnost, a smo zaradi tega lahko manj učinkoviti, saj je velik porabnik časa, poleg tega lahko vodi v deloholizem, to pa v izgorelost. Če vam delo to dopušča, se skušajte izogniti deloholizmu, saj boste s podrobnostmi in malenkostmi izgubili veliko časa. Skušajte se otresi previsokih meril, ki jih imajo mnogi zaradi strahu pred neuspehom in razvrednotenjem. Skušajte biti bolj sproščeni in posledično boste tudi bolj produktivni.

Drža

Pravijo, da je sedenje novo kajenje. TO je samo eno, čeravno predimenzionirano svarilo, v kaj se spreminjajo pisarniški delavci. Ker veliko časa na delu presedimo, lahko nepravilna drža škoduje naši hrbtenici, ožilju in zdravju nasploh, proti čemur tudi vadba po službi ne pomaga. Omislite si ergonomski stol, ki podpira hrbtenico in nas prisili, da sedimo aktivno. S tem tudi izboljšamo trebušne mišice in porabimo več kalorij. Sicer pa priporočamo, da delo prekinete s kratkimi vajami (aktivnimi premori), ki jih najdete TU. S povečano prekrvavljenostjo se boste bolje počutili. Raziskava je pokazala, da vključevanje fizične aktivnosti na delovnem mestu vodi do izboljšanja delovne uspešnosti in rezultatov. Tovrstne intervencije na delovnem mestu tako dokazano povečajo in ne znižujejo produktivnosti, čeravno delamo manj časa. 

Postavite si rok

Skušajte vsako nalogo opraviti znotraj časovnega okvirja oz. roka, ki si ga postavite sami. Tako se boste bolj podvizali in zadano opravili v krajšem času. Četudi se mogoče z nečim tako zelo ne mudi, boste to precej hitreje končali, če si postavite jasen rok, ki pa naj vas spodbuja, da boste delo naredili v normalnem ritmu, in ne priganja do te mere, da vas spravlja v stres.

Vzemite si odmor

Sliši se kontraproduktivno oz. nasprotno z učinkom od želenega. Kako lahko pridobimo na času, če si vzamemo pavzo? Številne raziskave so pokazale, da premori pomagajo ohranjati osredotočenost, kreativnost in produktivnost. V zadnjem času so tako priljubljeni t. i. šprinti, ko na primer 25 minut intenzivno delamo in si nato vzamemo pet minut pavze. Mnogi na delovnem mestu doživljajo veliko stresa, kar vpliva na naše telo in počutje čez cel dan. Zato si občasno le privoščite premor. Najboljši čas za pavzo je po opravljeni nalogi ali opravljenem poslu. Na ta način si boste zbistrili glavo oz. misli, se malce spočili in posledično lažje zagrizli v naslednjo nalogo. Vmes pojejte kak košček temne čokolade, ki aktivira možgane in nas okrepi.

Zmanjšajte število motenj iz okolice

Pametni telefoni so postali kot majhni otroci. Nenehno želijo našo pozornost. Družbena omrežja,SMS- sporočila, elektronska pošta in podobno nenehno prekinjajo našo delovno rutino, posebej če nismo dovolj disciplinirani. Tovrstne motnje pozornosti zelo upočasnijo naše delo bolj, kot ste verjetno pripravljeni priznati ali bolj, kot se zavedate. Do teh reakcij prihaja, ker naši možgani ves čas osvežujejo znanje oz. vedenje in je to njihova potreba. Ko ste torej obveščeni o novi elektronski pošti, vas možgani domala prisilijo, da preverite, za kaj gre. Tako pač delujejo in lažje je, če takrat, ko se res skušate ostati zbrani, utišate tovrstna obvestila, kot pa da skušate spremeniti prirojen človeški instinkt. Uprite se potrebi, da ste ves čas z vsem na tekočem in presenečeni boste, koliko več boste naredili.

Mit večopravilnosti

Morda mislite, da vam obvestila na telefonu ne odžirajo časa, saj ste odlični v večopravilnosti. A temu žal ni tako. Čeprav je večopravilnost lepa čednost, ni učinkovita metoda, saj je znanstveno dokazano, da človek oz. človeški možgani niso sposobni večopravilnosti. Če delate dve stvari hkrati, v resnici tega ne počnete, le skačete iz ene naloge na drugo, kar ima za posledico manjšo produktivnost, saj s tem porabite več za možgane nujne glukoze. Raziskave so pokazale, da večopravilnost zmanjša produktivnost tudi za 40 odstotkov.

Hidracija

Med delovnim časom morate pomisliti tudi na svoje telo, tudi in predvsem na zadostno hidracijo. Če se počutite slabo, imate suha usta, ste utrujeni in nerazpoloženi, čutite omotico, vas daje občutek lakote, čeprav ste ravnokar jedli, in vas muči glavobol, je to lahko zato, ker ste zaužili premalo tekočine. In zaradi teh težav boste manj produktivni. Če boste namesto vode posegli po kavi, ko boste začeli zehati, boste zadevo samo še poslabšali, saj kofein telo dehidrira. Namesto tega vseskozi po malem srkajte vodo in kmalu se boste počutili bolje. Pa še kavo boste lahko spili in bo ta brez kontraproduktivnega učinka.